“
۲-۱۵- مقایسه انواع سیستمهای اطلاعاتی
اتوماسیون اداری برای جریان اطلاعات در داخل سازمان مناسب تر است تا بین سازمان و محیط ، زیرا خیلی از کاربردهای اتوماسیون اداری به فرستنده و دریافت کننده برای استفاده از وسایل سازگار و یا پروتکلهای ارتباطات نیاز دارد . البته باید مد نظر داشت که انوماسیون اداری تمام ارتباطات را فراهم نمیسازد . مدیران هنوز از تلفن ، جلسات حضوری و خواندن گزارشهای اداری استفاده میکنند اتوماسیون اداری راهی برای تکمیل و ایجاد ارتباطات خاص است ، ولی هنوز مدیران به استفاده از گزارشهای غیر رسمیادامه میدهند .
اتوماسیون اداری عمدتاًً یک سیستم رسمیبا رویه تعریف شده است که بایستی در ارتباطات با دیگر سیستمهای رسمیمانند سیستم پشتیبانی تصمیم گیری مورد استفاده قرار گیرد . کاربرد اتوماسیون اداری بسیار ساده است . بنابرین ، احتمال استفاده مدیر ازآن بیشتر است . یک مدیر بایستی هم رایانه و هم دانش MIS را به منظور استفاده از بعضی از ابزارهای پیچیده سیستم پشتیبانی تصمیم گیری دارا باشد . ولی استفاده از اتوماسیون اداری احتیاج به چنین ابزار پیچیده توسط مدیر را ندارد به همین دلیل اتوماسیون اداری از جذابیت خاصی بر خوردار است .
کاربردهای اتوماسیون اداری با شخص مدیران انطباق یافته و بهترین شکل برای مسائل کمتر ساختار یافته که ارتباطات غیر رسمیفراوان است وفق مییابد . با وجود آنکه سیستم اتوماسیون اداری اطلاعات حل مسئله را در اختیار قرار میدهد . تصمیم در مورد نحوه به کار گیری آن به مدیران محول میشود .
۱۷-۲ سیستمهای اطلاعاتی مدیریت (MIS )
داده های سیستمهای تی – پی – اس را برای نظارت بر عملکرد سازمان در اختیار مدیران قرار میدهند . سیستم اطلاعات مدیریت سیستمیاست برای تبدیل داده به اطلاعات از منابع داخلی و خارجی و بر قراری ارتباط بین اطلاعات در یک شکل مناسب برای مدیران در همه سطوح و در همه وطایف برای قادر ساختن آن ها به اخذ تصمیمات به موقع و اثر بخش برای برنامه ریزی ، هدایت و کنترل فعالیتهایی که آن ها مسئول آن ها هستند .
سیستم اطلاعات مدیریت ترکیبی است از تصمیم گیری و اجرای عملیات پردازش داده های حاصل از تبادلات ، سیستمهای اطلاعاتی پشتیبانی از فرایند تصمیم گیری را بر عهده دارند و یکی از منابع با ارزش سازمان محسوب میشوند .
سیستم اطلاعات مدیریت به طور ساده سیستمیاست متشکل از مجموعه افراد ، دستور العملها ، داده ها، سخت افزار و نرم افزار که به جمع آوری ، ثبت پردازش و ارتباط داده ها برای پردازشهای تراکنشی در سطح عملیات و ارائه اطلاعات در پشتیبانی از تصمیم گیریهای مدیریتی میپردازد . این تعریف به چند مورد اشاره دارد .
-
- سیستم اطلاعات میتواند دستی یا رایانه ای باشد .
-
- هدف از سیستمهای اطلاعات پشتیبانی از عملیات تصمیمات است .
- محور اساسی سیستمهای اطلاعاتی افراد ، مدیریت ، اطلاعات و سیسستمهای سازمان است . (صرافی زاده ،۱۳۸۳: ۴۵)
۲-۱۶- سیستم اطلاعات مدیریت (MIS)
تقسیم بندی سیستمهای اطلاعات مدیریت بر اساس ساختار :
سیستمهای اطلاعات بخشی :
سازمانها از سیستمهای اطلاعات مختلفی در سطح واحدهای عملکردی خود استفاده میکنند . برنامه های کاربردی غالباً به منظور انجام تعاملات خاصی طراحی میگردد . مثلاً سیستم پردازش حقوق و دستمزد و یا سیستم حسابهای پرداختی . مجموعه این سیستمها عملکردهای یک واحد خاص را پشتیبانی میکنند مانند سیستم اطلاعات حسابداری .
۲-۱۷- سیستمهای اطلاعات سازمانی
مجموعه سیستمهای اطلاعات که جهت بخشهای مختلف طراحی گردیده است را میتوان به صورت یکپارچه جهت پشتیبانی از سازمان مورد استفاده اطلاعات سیستمهای کاربردی را جهت برنامه ریزی ها وطراحیهای سازمانی میسر میکند .
۲-۱۸- سیستمهای میان سازمانی
استفاده از این سیستمها به منظور تبادل اطلاعات و انجام تعاملات میان چندین سازمان انجام میگیرد و چندین سازمان را به یکدیگر مرتبط مینمایند . این سیستمها میتواند جهت موسساتی که با یکدیگر اشتراک منابع دارند ، طراحی شوند ، معمولاً از شبکه های اکسترانت جهت این ارتباط استفاده میشود ( صرافی زاده۱۳۸۳: ۵۰ )
۲-۱۹- سیستم پشتیبانی تصمیم ( DSS )
سیستمهای اطلاعات مدیریت اشکالاتی دارد که سیستمهای پشتیبانی تصمیم برای رفع آن ها به وجود آمده است . سیستم اطلاعات مدیریت به منظور تدارک پشتیبانی شخصی برای هر مدیر نمیباشد . این ضعف سیستم اطلاعات مدیریت، اقداماتی را باعث شد که منتهی به مفهوم سیستم پشتیبانی تصمیم گشت . سیستم پشتیبانی تصمیم به عنوان یک سیستم متکی بر رایانه به منظور استفاده توسط یک مدیر خاص یا گروهی از مدیران در هر سطح سازمانی بری اتخاذ تصمیم در فرایند حل مسئله نیمه ساختاری ، تعریف میشود . سیستم پشتیبانی خروجی به شکل گزارشات ادواری یا خاص ، یا نتایج مشابه سازیهای ریاضی را ایجاد میکند استیون . ال . آلر پس از مطاله پنجاه و شش مؤسسه ،شش نوع سیستم پشتیبانی تصمیم را شناسائی نمود . ساده ترین سیستم پشتیبانی تصمیم از طریق ایجاد توانایی باز یابی عناصر داده از پایگاه اطلاعات به مدیر کمک میکند .پیچیده ترین سیستم پشتیبانی تصمیم عملاً تصمیماتی را برای مدیر اتخاذ میکند .
۲-۱۹-۱- سیستم تصمیم در مقابل سیستم اطلاعات مدیریت
۱- فرد را حمایت میکند ۲- حمایت مستقیم ایجاد میکند ۳- تمام مراحل حل مسئله را حمایت میکند . ۴- مسائل نیمه ساختاری را حمایت میکند ۵- بر پشتیبانی تصمیم تأکید دارد .
مفهوم سیستم پشتیبانی تصمیم، شکستهای اولیه سیستم اطلاعات مدیریت را تجربه نکرد . به احتمال قوی دلیل اصلی آن ، دامنه محدود تر سیستم پشتیبانی تصمیم است بر خورد ملایم تر سیستم پشتیبانی تصمیم ، شانس موفقیت خود را حداکثر میکند ( مک لوید ، ص ۴۴۴ – ۴۲۲ )
۲-۲۰- سیستمهای پشتیبانی گیری ( DSS )
سیستم پشتیبانی تصمیم ابزار بهره وری در دست کارکنان فکری است تا آن ها را در امر تصمیم گیری یاری رساند . پردازش معاملات به موضوعات عملیاتی روشن مربوط میباشد و لذا سیستم پشتیبانی تصمیم شامل کلیه اجزاء سیستم اطلاعاتی مدیریت بجز پردازش معاملات است . ( طالقانی ، ۸۲ )
سیستم پشتیبانی تصمیم گیری ، سیستمی است که به منظور پشتیبانی از تصمیم گیرندگان در سطوح مختلف سازمان با تأکید بر تصمیمات شبه ساختاری و غیر ساختاری طراحی و به کار گرفته میشود . این سیستم از طریق مدل سازی میتواند مسائل پیچیده را حل و راهکار را بر اساس منطق پیشنهاد کند . مثلاً ارائه بهترین ترکیب کالا یا قیمت در تولید و یا مشخص کردن نقاط توزیع در سیستم فروش سیستم پشتیبانی تصمیم گیری ، تصمیم نمیگیرد ( یعنی در مراحل تصمیم گیری ، مرحله انتخاب را انجام نمیدهد) بلکه راه حل پیشنهاد میکند و این تصمیم گیرنده است که با توجه به نتایج تحلیلهای انجام شده، انتخاب راه حل میکند . اجزا این سیستم عبارتند از :پایگاه مدل – پایگاه داده – مدیریت پایگاه مدل – مدیریت پایگاه داده – برنامه رابط
۲-۲۰-۱- ویژگیهای سیستم پشتیبانی تصمیم گیری عبارتند از:
نیاز به سخت فزار ، نرم افزار و نیروی انسانی ( طراح و کاربر ) دارد . نرم افزار شامل بخشهای مدل سازی و تجلیل داده هاست .
“